Kod svečanosti većih razmjera potrebno je kao prvo znati budžet s kojim se raspolaže, a potom napraviti plan i pravovremeno krenuti s njegovom realizacijom. Osim organizacijske podrške, pomno izabranog datuma i lokacije, vrlo je važna i logistika. Ona se sastoji od najma opreme i usluga profesionalnih radnika.
Oprema za svečanosti i druge veće događaje
Prilikom organizacije kongresa, vjenčanja, poslovnih okupljanja, koncerata, sajmova i festivala potrebno je uračunati i svu logistiku. Oprema je to za ozvučenje, rasvjetu, scenografiju, vizualne efekte, dekoraciju, 
grijanje, struju, DJ oprema… Budući da je riječ o vrlo skupoj opremi, nije mudro investirati u njezinu kupnju, već je najam optimalno rješenje.
U najam audio opreme uključena su pojačala, zvučnici, CD i mp3 playeri, slušalice, bežični i žičani mikrofoni, DJ mikseri i miks pultovi. Kod najma rasvjetnih tijela također je važno da su kvalitetna jer dobri vizualni efekti pojačavaju dojam svake organizirane ceremonije, bez obzira bila ona u koncertnoj dvorani ili je riječ o obiteljskoj proslavi rođendana u intimnom ambijentu. Ovdje spadaju reflektori, zatim tzv. movingheadi, scenska svjetla, ambijentalna rasvjeta, projekcije natpisa ili logotipa i strojevi za maglu i dim.
Tvrtke koje pružaju usluge najma svega potrebnog za zvučne i vizualne efekte, obično iznajmljuju i pozornice, stalke, krovne i ostale prijenosne konstrukcije za natkrivanje pozornice ili prostora u kojem se odvija event, kao i zaštitne ograde. U posljednje su vrijeme osim audio i svjetlosne opreme postali neizostavni i video sustavi koje sačinjavaju projektori, platna, televizori sa stalcima, LED ekrani, a odnedavno je sve popularniji i 3D mapping koji odlično nadopunjuje cjelokupan dojam na događaju, osobito prilikom nastupa izvođača na pozornici.
Najam usluga profesionalnih radnika
Uz najam opreme najčešće je najpraktičnije i najisplativije angažirati i stručnjake osposobljene za rad s tom opremom. Riječ je, ovisno o događaju, većinom o školovanim tehničarima, prevoditeljima, dizajnerima, snimateljima i glazbenim i video producentima. Oni znaju što je najbolje napraviti za optimalni učinak, iskusni su u radu na visinama i paze na sigurnost svih sudionika događaja.