Svatko tko se imalo okušao u organizaciji bilo kojeg događaja, bio on većih razmjera ili sasvim mali, susreo se sa sličnim potrebama. U posljednje je vrijeme popularno koristiti i englesku riječ event kao sinonim za bilo koju manifestaciju ili događaj, a postoji i cijela tzv. event industrija. Za događaj je na prvom mjestu važno odrijediti koji mu je povod, cilj i učinak, te s koliko se novca raspolaže da bi se moglo bilo što dalje činiti. Potom se odredi mjesto na kojem će se održati i rokovi za završavanje određenih faza događaja.
Događaji većih razmjera poput koncerata, kongresa, poslovnih okupljanja, sajmova ili vjenčanja zahtijevaju pomnije planiranje, korištenje profesionalne opreme i uključivanje stručnih osoba koje će pružiti tehničku podršku. Evo par osnovnih elemenata kod svake organizacije.
Određivanje osnovnih odrednica
Vrijeme je dosta važan čimbenik, pa treba odrediti prikladno doba dana, dan u tjednu koji većini odgovara, kao i godišnje doba. Vodite računa o potrebama posjetitelja, što bi ih moglo zanimati ili privući, a i koji su njihovi zahtjevi – primjerice ukoliko je riječ o osobama s invaliditetom, teško pokretnim osobama ili roditeljima s malom djecom. Lokacija također ima jako važnu ulogu, pa zato treba izabrati optimalni prostor, primjerice dvoranu, kongresnu salu, šator, trg, povijesnu znamenitost, kulturnu instituciju… i pravovremeno je rezervirati. Potrebno je odrediti temu događaja i držati je se u dekoraciji, rasvjeti, ozvučenjem i specijalnim efektima.
Oprema
Iznajmiti se može sama oprema, i to može biti jednodnevni i jednokratni najam ili višednevni i sezonski. Oprema koja je potrebna za organizaciju javnih događaja je ozvučenje, rasvjeta, glazba, video oprema, scenografija, a katkad i pozornica. Svi ovi elementi pružaju posebnu atmosferu, a osobito rasvjeta, kvalitetno ozvučeni govornici i glazba.
Usluga profesionalaca
Iako je moguće iznajmiti samo opremu i angažirati nekoga iz obitelji ili iz tvrtke tko se amaterski bavi tehničkim poslovima, sve je to neusporedivo ukoliko se usporedi s angažmanom profesionalca. Stručnjak za ozvučenje, vizualne efekte, rasvjetu i scenografiju uvelike može povećati standard i cjelokupan dojam.