Organizator događaja mora znati i shvaćati sve organizacijske faze kako bi se izbjegla improvizacija i stvari ne bi ostavile slučaju. Prije svega, treba znati s kolikim budžetom se raspolaže jer s nedostatnim sredstvima sve drugo pada u vodu. Zatim krenuti pravovremeno i pratiti sljedeće smjernice:
Odrediti datum i započeti pripreme na vrijeme
Datum održavanja događaja ne bira se nasumično, već se analizira više faktora. Godišnje doba, dan u tjednu, doba dana, drugi događaji u bližoj ili široj okolici, važan sportski događaj ili određeni blagdani detalji su na koje je osobito važno pripaziti. Kada se odredi datum, potrebno je pravovremeno krenuti s realizacijom kako se ne bi izgubila bitka s vremenom zbog odugovlačenja. Dakle, ovisno o kompleksnosti događaja, potrebno ga je početi planirati mjesecima prije – kako bi se upoznalo sve sudionike o svim organizacijskim pojedinostima i kako bi dobili zadatke i odgovornosti.
Imati u vidu potrebe posjetitelja
Ukoliko se organizira događaj, organizira se zbog svih posjetitelja i nije sam sebi svrha. Stoga posjetiteljima treba omogućiti lak pristup mjestu događanja, poput mape za lakše snalaženje, osiguravanja prijevoza ili parkirnih mjesta i mogućnosti prolaska slabo pokretnim osobama. Prostor mora biti sređen i estetski prihvatljiv, s usklađenim elementima poput ukrasa, stolova, stolica, stolnjaka i adekvatne rasvjete.
Odabir izvođača
Kvalitetna glazba, odnosno glazbenici koji je sviraju, poboljšat će ili umanjiti dojam svakoga događaja. Čak i ako zadovoljavaju kriterije kvalitete, ali nisu usklađeni s temom ili programom događaja, odabir je pogrešan. Dakle, paziti na kvalitetu, glazbeni žanr i tehničku opremljenost kako bi glazba bila dovoljno čujna, ali ne i preglasna.
Učenje na pogreškama
Bilo bi lijepo kada bi se svi organizatori događaja držali osnovnih organizacijskih pravila, međutim to zbog neiskustva, zakonskih prepreka, nedostatka vremena, kadrova ili financijskih sredstava nije uvijek moguće. Stoga se kod ponovljenog održavanja manifestacije treba napraviti procjena prethodnoga, zadržati ono dobro i izmijeniti dijelove u kojima je uočen propust.