Tijekom važnog društvenog okupljanja, bez obzira bio on većeg ili manjeg karaktera, važno je da organizacijski i logistički elementi proteknu glatko. Mali previd već može sabotirati cijeli projekt. Kako bi izbjegli konfuziju i frustraciju na samom događanju, popis svega potrebnog i rokova za njihovo izvršenje treba napraviti na samome početku planiranja svečanosti ili manifestacije.
Popis organizacijskih elemenata
- Zakonski propisi – dozvole policije, vatrogasaca, lokalne uprave, vlasnika lokacije, državnih i zdravstvenih ustanova.
- Proračun – priprema financijske osnove za event i praćenje potrošnje
- Lokacija – odabir, prijevoz, parking, dostupnost, uređenje, čišćenje
- Podsjetnik za dan događaja – ciljevi, vremenik događanja, zabava, voditelj, novčani polog
- Financiranje – investitor, donacija, sponzorski paketi.
- Promocija – izrada marketinškog plana, promo materijala, internetske stranice i profila na društvenoj mreži, brošura, letaka i plakata, dostavljanje informacija medijima i turističkim zajednicama kako bi došle do što više ljudi
- Izrada formulara – obrazac za registraciju na događaj, postavljanje na internetsku stranicu, kontaktiranje sudionika prethodnih događanja
- Logistika – pozornica, rasvjeta, osvjetljenje, kemijski toaleti, agregati za struju, grijalice, osiguranje ljudi i novca, catering, angažman profesionalnih djelatnika, osoblja, volontera, zaštitara i medicinskog osoblja.
- Kalkulacija rizika – ozljede, loše vrijeme, slaba posjećenost, otkazivanje izvođača.
- Plan odlaganja otpada – izrada plana, iskoristiti plan u promotivne svrhe.
- Plan upravljanja prometom – signalizacija, parking, pristup pješacima, ulazi i izlazi, zatvaranje ceste.
- Nagrade i priznanja – određivanje nagrađenih, priprema pehara, zahvalnica, medalja…
- Na dan događaja – proći zaduženja s osobljem, razmijeniti brojeve telefona
- Nakon događaja – odnijeti opremu i smeće, podijeliti materijale sponzorima i medijima, zaključiti financijsku konstrukciju, napraviti anketu i sastanak o tome kako ubuduće poboljšati event.
Logistika je ključna
Pravovremenost je izuzetno važna, osobito kad je riječ o papirologiji. Vrijeme, novac i živce uštedjet ćete korištenjem event tehnologije – aplikacija, uređaja i sustava – prilikom organizacije. Čim se sudionici pridruže, primijetit će svaki detalj koji nije onakav kakav bi trebao biti. Primijetit će i ukoliko se improviziralo. Zato je logistika događaja – od lokacije, preko tehnološkog dijela, pa sve do kvalitete osoblja – ključna za uspjeh svakoga okupljanja.