Logistika je ključna podrška planiranja bilo kojeg većeg događaja. Dobra logistika pomaže u koordiniranju tijeka usluga između osobe ili tvrtke koja planira događaj i različitih pružatelja usluga. Ujedno je logistika i najskuplji dio svake svečanosti, a obuhvaća najam lokacije, uređenje, tehničku podršku u vidu audiovizualnih, scenskih i svjetlosnih sadržaja, kupnju hrane i pića, smještaj, prijevoz, komunalne i druge dozvole i zaštitarske službe. Organizatori često postave pitanje kako uštedjeti na logistici, a pritom ne umanjiti kvalitetu i ostaviti u konačnici loš dojam. Evo nekoliko provjerenih načina.
Pravovremenost planiranja
Ukoliko se događaj planira dovoljno ranije, moguće je istražiti sve ponude, raspitati se o pouzdanosti i kvaliteti pružatelja usluga i njihovoj dostupnosti kako bi se imalo procjenu očekivanih troškova. Ujedno je pravovremenost istraživanja ponuda dobar način za alternativne opcije, a možda i za pregovaranje o cijeni. Poznato je da su i cijene letova i smještaja niže ukoliko se rezerviraju mjesecima unaprijed.
Lokacija
Kod pomnog planiranja treba uzeti u obzir da jedna odluka povlači druge i da sve one imaju određenu cijenu. Ukoliko primjerice živite u kontinentalnoj Hrvatskoj, a želite romantično vjenčanje u Dubrovniku, izbor lokacije povlači i putne troškove i troškove smještaja svih sudionika. Ili ukoliko ste se odlučili za hotel ili vjenčanu salu, pokušajte pronaći opciju u kojoj su uključeni i drugi sadržaji osim samog prostora koji će vas financijski rasteretiti. Hoteli obično imaju svoju rasvjetu, ozvučenje, dekoratera, parkirna mjesta, sav potreban namještaj i dekorativne elemente, kao i restoran i ugostiteljske djelatnike.
Jasno definirani zahtjevi
Dobro planiranje vremena, novca i sadržaja, točno određivanje potreba i zahtjeva i usredotočenost na prioritete načini su kako ne potrošiti na suvišne stvari. S druge strane, budite fleksibilni vezano uz datum, vrijeme, lokaciju i slične elemente koji vam mogu donijeti znatnu uštedu. Naravno, uvijek imajte na umu da ne narušite kvalitetu. Također budite svjesni da ne možete sve imati pod kontrolom, pa se pokušajte opustiti koliko god možete i ne dozvolite da vas snažne emocije ometu u postizanju cilja.